Det aller, aller, aller kjedeligste jeg vet etter å ha vært næringsdrivende i et par tiår er manuell utfylling av reiseregninger, kjørebøker og utleggsrapporter. Det neste kjedeligste er å kontrollere andre sine. TravelText løste dette for meg.

Ikke se på meg som noen helt objektiv TravelText-bruker. Jeg er en begeistret bruker og ble det etter at TravelText begynte å bruke meg til presseutspill, bloggtekster og etter hvert innleid micro-markedssjef.

For å gjøre dette arbeidet godt, syns jeg det var på sin plass å bruke systemet selv. Hver dag.

 

Ulystbetont

For andre er det mest reiseregninger, for meg er det mest utleggsregninger. Før ble lommeboken bare tykkere og tykkere av kvitteringer med frynser i kantene. Til slutt var det bare å finne frem limstift, regnemaskin, papir og tålmodighet.

Nå gjør jeg denne jobben fortløpende. Mange andre gjør også dette, med andre digitale verktøy enn TravelText. Jeg tviler på at disse verktøyene er like effektive, fleksible og elegante som TravelText.

Når du gir deg i kast med et nytt datasystem, så er ”fleksibelt” egentlig ikke det viktigste. Det viktigste er ”lett å lære og bruke med én gang”. Der innfrir TravelText. Du kan knipse bilde av kvitteringen og sende den som tekstmelding med en beskrivelse på vanlig norsk, som for eksempel: ”Drosje EUR 23”.

 

Krøllekos

Du får kvittering på at meldingen mottatt. Valutaomregning og kontering skjer automatisk. Jeg koser meg med å krølle og kaste hver eneste kvittering.

Inne i TravelText-nettjenesten bestemmer du om kostnadslinjene skal være på en reiseregning, utleggsrapport eller kjørebok. Ingen lommebok eller mappe fyller seg mot reise- eller månedsslutt. I stedet avslutter du arbeidet ved å sende regningene/rapportene til attestering, som er enkelt for attestantene fordi rapportene er elektroniske, oversiktlige og uten regnefeil.

 

Fleksibelt får innhold

Når du og kollegaene dine er varme i trøya på dette, begynner ”fleksibelt” virkelig å bli relevant og spennende. For, du kan etablere en reiseregning ved å sende tekstmeldingen ”start Bergen-London”. Fra da av blir alle refusjonssatser automatisk beregnet og alle kvitteringer du sender meldinger på hektet og summert rett på reiseregningen.

”Stopp” – reiseregningen er ferdig og klar for inspeksjon på nett.

Også kan du sende regninger med e-post, laste opp fra skrivebordet og hente fra firmakredittkort. Du kan etter hvert dette med mange systemer, men til nå har jeg ikke sett noe som slår helheten som TravelText har hvor tekstmeldingene – som egentlig er kommandoer – er helt suverene. Bestiller du reise hos Berg-Hansen via TravelText, blir reiseregning opprettet automatisk.

 

Gjør at du gidder

Når du kan føre en kjøretur ved å sende sms-en ”K kontoret-butikken t/r 4 km” så gidder du faktisk å føre kjørebøker selv når du kjører lite og kanskje mest korte turer.

For TravelText’ del stemmer faktisk reklamen om at du sparer tid. Fra at disse rapportene blir store, lite fristende oppgaver som du bruker timesvis på, gjør du jobben stort sett unna i bittesmå tidsbolker underveis – tiden det tar å sende en e-post eller tekstmelding. Det er tid du ikke merker og som du ikke opplever at ”koster noe”.

Litt blir det ved månedsslutt. Men, da er regnskapsføreren eller dine kolleger på administrasjon også fornøyde. Etter attesteringen går rapportene nemlig rett inn i Uni Micro på den måten virksomheten selv ønsker det, for utbetaling og videre bokføring i regnskap og lønn.

Christian Sømme i Viis syns reiseregninger er blitt nesten moro nå.